Vuosikokous etänä – mitä pitää huomioida?

1.3.2021

Tänä keväänä yhdistysten kokoukset järjestetään hybridinä, eli osa osallistujista on fyysisesti paikalla ja suurin osa osallistuu etänä.

Oikeusministeriön ohjeistuksen mukaan: 

”Osuuskunnan tai yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu. Väliaikainen laki on voimassa 30.6.2021 asti.” 

”Vaikka käytännössä kaikki kokouksen osallistujat osallistuisivat etäosallistuen, tulee kokouksella tästä huolimatta olla fyysinen kokouspaikka.” 

Lue lisää: https://oikeusministerio.fi/kysymyksia-ja-vastauksia-koronasta


Kuinka toimia?

  1. Selvitä oman liittosi erityisohjeet etävuosikokouksen järjestämiseen.



  2. Varaa fyysiset ja etätilat Onnensillasta
    • Muista varata myös etäkokouksen sujuvan hybridikokoontumisen mahdollistava konferenssikaiutin.



  3. Kerää ennakkoilmoittautumiset >> lähetä kutsulinkki, ohjeet ja vuosikokousaineistot sähköpostitse.
  4. Sopikaa kokouksen työnjako:
  5. Paikan päällä
    • Tutustu ohjeisiin: Ohjeet kuinka yhdistät etä- ja fyysisen kokouksen osallistujat fiksusti yhteen. Ohjeissa marssijärjestys mitä fyysisesti Onnensillassa olevien tulee tehdä (laitteiden ja ohjelmistojen käynnistämiset).
    • Jaa yhdeltä laitteelta vuosikokousaineistot kaikille osallistujille näkyville. Paikalla olijat seuraavat kokousta yhden laitteen avulla.


Tervetuloadia
Klikkaa kuvaa, jos haluat avata sen koko näytön kokoiseksi.
  • Hybridikokouksen järjestäminen Onnensillassa.pdf 128 KB
    Ohjeet kuinka yhdistät etä- ja fyysisen kokouksen osallistujat fiksusti yhteen. Ohjeissa marssijärjestys mitä fyysisesti Onnensillassa olevien tulee tehdä (laitteiden ja ohjelmistojen käynnistämiset).

Olisiko näppärää jos voisi allekirjoittaa yhdistyksen asiakirjat etänä?

Eräs yhdistys kyseli tiedänkö halpaa/maksutonta sähköistä allekirjoitusjärjestelmää. Selvittelin asiaa järjestötyöntekijöiden faceryhmästä. Edukseen esiintyi ja paljon suosituksia sai: https://signhero.io/login.html

Kyseessä on maksuton ja helppokäyttöinen + kotimainen ohjelmisto. Rekisteröitymisen tekee yksi henkilö, muut klikkaavat sähköpostiin saapunutta linkkiä. Oli tosi selkeä, ei turhia juttuja.

Miten äänestää etänä? 

Kysy onko liitollanne etä-äänestysjärjestelmää hankittuna, jos ei, niin oheisesta linkistä löytyy lista erilaisista ratkaisuista. https://www.kokouskaytannot.fi/etakokoukset/sahkoinen-aanestys/