Tänä keväänä yhdistysten kokoukset järjestetään hybridinä, eli osa osallistujista on fyysisesti paikalla ja suurin osa osallistuu etänä.

Oikeusministeriön ohjeistuksen mukaan: 

”Osuuskunnan tai yhdistyksen hallitus voi sallia jäsenille etäosallistumisen, vaikka niiden säännöissä etäosallistuminen olisi erikseen kielletty tai sitä ei olisi sallittu. Väliaikainen laki on voimassa 30.6.2021 asti.” 

”Vaikka käytännössä kaikki kokouksen osallistujat osallistuisivat etäosallistuen, tulee kokouksella tästä huolimatta olla fyysinen kokouspaikka.” 

Lue lisää: https://oikeusministerio.fi/kysymyksia-ja-vastauksia-koronasta

Kuinka toimia?

1. Selvitä oman liittosi erityisohjeet etävuosikokouksen järjestämiseen.
   
   
   
   
2. Varaa fyysiset ja etätilat Onnensillasta
   • Muista varata myös etäkokouksen sujuvan hybridikokoontumisen mahdollistava konferenssikaiutin.
     
     
     
     
3. Kerää ennakkoilmoittautumiset >> lähetä kutsulinkki, ohjeet ja vuosikokousaineistot sähköpostitse.
   • Ohjeet osallistumiseen: www.hyvy.fi/etatoiminta/
   • Kaikille avointa Whereby -alustan käyttötukea tarjolla ”Whereby tutuksi rennosti” -koulutuksissa >> www.hyvy.fi/tapahtumat/
     
     
     
     
4. Sopikaa kokouksen työnjako:
   • Kuka on fyysisesti paikalla Onnensillassa? 
   • Kuka toivottaa osallistujat tervetulleiksi ja ohjaa alussa ohjelman käyttöön? Tervetuloa -dian voi avata www.hyvy.fi/etatoiminta/ >> Tervetuloa-dia-etatapaamisessa.png (Kuva myös alla.)
   • Kuka pitää nimenhuudon, jotta tiedetään keitä on paikalla?
   • Kuka seuraa Chat-kommentointia Whereby ikkunassa?
   • Kuka jakaa näytössä vuosikokousaineistot? >> Ohjeet löytyvät sivulta: www.hyvy.fi/etatoiminta/ >>  Whereby-näytön-jakaminen.pdf
     
     
     
5. Paikan päällä
   • Tutustu ohjeisiin: Ohjeet kuinka yhdistät etä- ja fyysisen kokouksen osallistujat fiksusti yhteen. Ohjeissa marssijärjestys mitä fyysisesti Onnensillassa olevien tulee tehdä (laitteiden ja ohjelmistojen käynnistämiset).
   • Jaa yhdeltä laitteelta vuosikokousaineistot kaikille osallistujille näkyville. Paikalla olijat seuraavat kokousta yhden laitteen avulla.